¿CÓMO DIRIGIR PROYECTOS?

El Project Management es una disciplina del conocimiento que hasta la fecha no ha sido objeto de la enseñanza académica y por tanto el Project Manager o Director de Proyectos, en general, se ha hecho en base a la experiencia y a la prueba-y-error. Para paliar esta situación algunas organizaciones con vocación internacional han tomado la iniciativa modelando los proyectos y estableciendo una metodología para la gestión de los mismos. Entre estas organizaciones se encuentra el Project Management Institute (PMI), quizá la de más amplia difusión y aceptación internacional. El PMI establece un marco teórico para el proyecto que recoge el concepto del “esfuerzo temporal”, identificando todos los procesos que tienen lugar en la vida de un proyecto, clasificando los procesos en conjuntos o grupos, determinando las áreas de conocimiento necesarias y estableciendo cuál es el papel del Project Manager en este modelo.

Los grupos de procesos, según el PMI, que suceden en un proyecto son los siguientes:

• Inicio,

• Planificación,

• Ejecución,

• Control y

• Cierre.

Figura 3-2 del PMBOK. Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos.

La figura nos aclara que un proyecto se inicia y se planifica minuciosamente para posteriormente ejecutarse. La ejecución es en todo momento controlada y medida de acuerdo con la planificación prevista. Por último, el proyecto se cierra para obtener el producto o servicio deseado.

La metodología establecida por el PMI no entra en detalles de índole practico y, a muy alto nivel, explica cómo son cada uno de los procesos incluidos en los grupos vistos. Para cada proceso se especifica la actividad que desarrolla y sus entradas-y-salidas (la información y recursos que necesita el proceso para llevarse a cabo así como los resultados y productos del mismo).

Dado que procesos incluidos en grupos diferentes pueden pertenecer a un mismo ámbito de conocimiento, el PMI determina cuáles son las áreas de conocimiento que deben cultivarse a la hora de desarrollar un proyecto y qué procesos están incluidos en cada una de dichas áreas de conocimiento. En consecuencia, el PMI dibuja una matriz mediante la cual podemos saber a qué área de conocimiento y grupo de procesos pertenece cada uno de los procesos existentes.

Figura 1-1 del PMBOK. Areas de Conocimiento y Procesos de la Dirección de Proyectos.

Todo este conocimiento sobre proyectos y su gestión se concreta en una guía, editada por el PMI, titulada Project Management Body of Knowledge (PMBOK) que además de ser un texto de obligada lectura para cualquier profesional que quiera dedicarse al Project Management, es en si un estándar recogido, al día de hoy, por la American National Standard Institute (ANSI/PMI 99/001/2004) y por el Institute of Electrical and Electronics Engineers (IEEE Std 1490-2003).

En definitiva, el dominio de un cuerpo de conocimiento aceptado internacionalmente y común para los Project Managers ofrece una mayor y mejor garantía de calidad de servicio, más allá de la que provee la experiencia profesional acumulada. Por ello es entendible que las empresas, cada vez más, exijan que los profesionales del Project Management no solo tengan experiencia, ademas posean el conocimiento específico en esta compleja y apasionante materia.

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Juan Manuel Gutiérrez
Project Manager

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¿QUÉ ES EL PROJECT MANAGEMENT O LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS?

Para entender qué es el Project Management o Dirección de Proyectos quizá es interesante conocer previamente a qué llamamos proyecto.

El término proyecto es de uso habitual en el lenguaje común y según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española entendemos por proyecto alguna de las acepciones siguientes:

• “Designio o pensamiento de ejecutar algo”,

• “Primer esquema o plan de cualquier trabajo que se hace a veces como prueba antes de darle la forma definitiva”,

• “Planta y disposición que se forma para la realización de un tratado, o para la ejecución de algo de importancia”,

• “Conjunto de escritos, cálculos y dibujos que se hacen para dar idea de cómo ha de ser y lo que ha de costar una obra de arquitectura o de ingeniería”.

Es decir, el lenguaje no-técnico nos adelanta que el proyecto lleva asociada la intención y el plan para hacer algo.

De manera similar, en el ámbito profesional, llamamos proyecto a un esfuerzo singular, orientado a la consecución de un producto o servicio, desarrollado en un plazo de tiempo concreto y de acuerdo con una planificación. Un proyecto siempre se inicia, se ejecuta y se cierra y esta circunstancia, el concepto de temporalidad, representa la principal diferencia entre el proyecto y las actividades continuas, también llamadas operaciones. También resulta claro que para el desarrollo del proyecto es necesario dotarlo de los recursos materiales, humanos y financieros necesarios para su ejecución y tener un plan que nos indique cómo desarrollar el proyecto de principio a fin.

Derivado de lo anteriormente expuesto intuimos que es necesario desarrollar una actividad que se encargue de la gestión de los recursos asignados y de la elaboración, más el seguimiento, del plan del proyecto; esto es en esencia Project Management o Dirección de Proyectos.

Pues bien, ahora que sabemos lo que es Project Management, una la herramienta necesaria para gestionar el proyecto, podemos preguntarnos ¿cómo debemos dirigir nuestros proyectos?

La pregunta merece una respuesta aparte!!!

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Juan Manuel Gutiérrez
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PRIMER ENCUENTRO DE DIRECTORES DE PROYECTO

El pasado 12 de Mayo de 2008, en el Hotel Melia Castilla, el Capitulo de Madrid (Madrid Spain Chapter) del Project Management Institute (PMI) organizó con éxito el Primer Encuentro de Directores de Proyecto.

El Project Management Institute (www.pmi.org) es una las organizaciones globales más prestigiosas del mundo en materia de Gestión de Proyectos. Se trata de una organización radicada en Estados Unidos de América, sin ánimo de lucro, que pretende la difusión profesional del Project Management.

El Capítulo de Madrid del PMI (www.pmi-mad.es) es la agrupación, basada en Madrid, de miembros del PMI, alineada con la organización central, que tiene como objetivo mantener un contacto más cercano con las empresas y profesionales locales.

Recientemente, el Capítulo de Madrid ha renovado su Junta Directiva, que con fuerzas renovadas y cargados de buenas intenciones, proyectó organizar, entre sus primeras medidas, un encuentro donde presentarse y en el que la comunidad de profesionales tuviese ocasión de conocerse.

El evento tuvo una excelente acogida por los profesionales del Project Management con una asistencia muy nutrida. El encuentro fue patrocinado por Microsoft y Altran Technologies.

El acto contó con las participación del Presidente del Capitulo de Madrid, D. Alfonso Bucero, y del Director de Planificación Estratégica del PMI, D. Ricardo Viana Vargas, quien hizo una presentación brillante de los postulados del PMI.

Los asistentes tuvimos ocasión de recibir, de primera mano, los mensajes que el PMI propugna en relación con la profesión. A juicio de quien escribe, y de manera muy sucinta, destacaría los siguientes aspectos:

Primero. El Project Management es una profesión global, es decir, de cobertura mundial y el Project Manager debe asumir la movilidad geográfica necesaria para estar donde los proyectos se desarrollan. Concretamente, Asia es la región donde se está produciendo el mayor crecimiento del número de Directores de Proyectos Certificados. Los profesionales españoles tienen una enorme oportunidad en Sudamérica gracias al potencial desarrollo de la zona y a que compartimos un mismo idioma común.

Segundo. Históricamente, el Project Management se ha encuadrado en el ámbito de las profesiones técnicas. Con la profesionalización de Project Management, sus funciones se entienden cada vez más cercanas al mundo de la gestión que al entorno técnico. De hecho, un buen Project Manager que conozca en detalle sus funciones y que haya desarrollado las cualidades necesarias puede abordar proyectos, con garantías de éxito, en los que la materia técnica le sea ajena.

En esta línea, el PMI está impulsando la certificación de Directores de Proyectos (PMP^®) y también de Directores de Programas (PgMP^SM), certificación profesional más orientada al entorno de la gestión. En definitiva, el PMI se propone como una Escuela de Negocio con un enfoque diferenciador en comparación con las Escuelas de Negocio clásicas.

Tercero. Hasta hace muy poco, en la empresa española, era habitual que los Directores de Proyectos adquiriesen su condición como autodidactas y mediante “prueba y error”. Aun hoy, queda un largo camino para que la cultura del Project Management sea una realidad en nuestras empresas; dicha debilidad es sin duda una oportunidad para aquellos profesionales que se certifiquen como Project Managers y orienten el desarrollo de su carrera hacia la Dirección de Proyectos.

Bienvenido sea el Primer Encuentro de Directores de Proyectos organizado por el Capitulo madrileño del PMI, es sin duda un buen foro en el que conocernos y desde el cual incentivar a profesionales y empresas para el desarrollo de esta fantástica profesión.

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Juan Manuel Gutiérrez
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